Evolución no Revolución
A partir de las voces de renovación existen muchas opiniones sobre las virtudes que se logran mediante la utilización de las tecnologías de la Sociedad de la Información. El aspecto interesante es que el verdadero beneficio no se recibe en forma directa de esas tecnologías, sino de la forma en la que se puede repensar la organización del trabajo para abarcar de una mejor manera el flujo de tareas que se hacía de una manera menos evolucionada.
Al hablar de nuevas tecnologías muchas veces este énfasis se enfatiza desde el punto de vista de las prestaciones. En realidad, el aspecto que más hace producir beneficios a una red o computadora dentro de una empresa, es la forma en la que se piensa esa actualización tecnológica que no es otra cosa que pensar las tareas a través del intercambio que generan nuevos medios disponibles para la circulación de la información.
Así también vienen confirmadas las teorías fundamentales de la existencia de las organizaciones. La necesidad de un beneficio sustentable, la expectativa de estabilidad en el desarrollo de los mercados, la creación de una cultura que defienda la caracterización de la organización; estamos siempre hablando de variables que reconocen en la defensa de los principios básicos de gestión de una empresa, el porqué implementar una mejora en las tecnologías utilizadas.
Aún cuando muchas veces el argumento gira en torno a una revolución en las modalidades de gestión, personalmente estoy más de acuerdo con la visión de que se trata de una evolución. Un proceso en el cuál seguimos buscando los mismos objetivos aunque, esta vez, a través de medios que provocan cambios fundamentales en la lógica de nuestras formas de intercambio.
Son justamente la velocidad y la ausencia de limitaciones en el flujo de información quienes representan el verdadero cambio en nuestra manera de hacer las cosas. Actuamos sobre la base de lógicas casi universales, sin considerar horarios o distancias, pero también con una visión mucho más profunda del porqué hacemos las cosas en la manera en la que las encaramos. Un proceso de evolución natural que potencia nuestra propia capacidad de pensamiento sin las barreras naturales que nosotros mismos nos imponíamos. Este es justamente el fenómeno que provoca en nosotros la disponibilidad de una red que nos integra y une, aún cuando no la utilicemos, pero que podemos explotar para maximizar nuestras oportunidades, nuestra capacidad de aprender y conocer nuevas alternativas de acción. Por esto hablamos de evolución.
Porqué innovar?
Entre disponer de una red para intercambiar información de procesos y convertirla en un verdadero elemento de colaboración entre las personas y resultados de una organización, existe un universo de posibilidades y diferencias fundamentales, en la forma en que las personas involucradas asumen el cambio del que estamos hablando.
En un primer momento fueron las grandes compañías las que, por una cuestión de escala de producción, comprendieron la conveniencia de implementar procesos colaborativos de intercambio de información. Hoy en día se observan consecuencias clara en los resultados del porqué esta conveniencia está provocando un cambio completo en las cadenas de generación de valor de las economía. Por ejemplo, la escala de uso de la red en España ha generado un giro de negocios de 1160 millones de euros que provoca que el 19,4% de los internautas hagan uso de operaciones de compra y venta a través de internet, de acuerdo a las cifras de la Asociación Española de Comercio Electrónico (AECE – Fecemd ® 2003), para el último año.
Pero el uso de la red se puede convertir en mucho más que intercambio comercial. El conocimiento forma parte de la mercancía esencial que nuestras organizaciones manejan y que bajo la forma de experiencia, know how, especialización y/o colaboración, convierten los procesos organizacionales en verdaderas formas de “aprender haciendo” al uso de redes para el intercambio de la información. Una persona ahora puede disponer de la información en tiempo real respecto a otra ubicada en un lugar distinto, disponiendo de una base de información de libre acceso y consulta sobre operaciones comerciales o decisiones claves para la compañía. O bien, puede encontrar en la misma red y sus intercambios la fuente para profundizar los conocimientos que utiliza en las etapas de decisión de la vida profesional y personal.
La red como fuente de intercambio hace mucho más que acelerar el fluir de la información. En realidad consiente una disponibilidad sin limitaciones de información que se convierte en la verdadera herramienta de quienes tienen la decisión de aumentar su valor experiencial en sus propias actividades. Desde el punto de vista de la formación, es interesante también ver como el 38% de las grandes compañías en América Latina utiliza sistema de e-learning (según Kaagan Research Associates en una investigación para Cisco Systems – ® 2002), lo cuál representa una evidencia clara de la contribución al conocimiento de la que estamos hablando.
El disponer de una red convierte en desafío la acción de utilizar nuevos recursos que esta vez hacen evolucionar verdaderamente nuestra forma de hacer las cosas. Podemos utilizar cables y PC’s para hacer funcionar una aplicación de procesador de texto y buscar algo de información en internet o, estos mismos recursos, para convertirlos en elementos potenciadores de nuestras propias actividades. Tecnologías ya disponibles y capacidades absolutamente redundantes para el uso simplemente de oficina o de intercambio de comunicaciones, hoy nos dan una oportunidad que se convierte en el desafío de aprender a utilizar las herramientas disponibles para crear valor en nuestras acciones y nuestro pensamiento.
Las herramientas tecnológicas no son la clave del valor de estos procesos. No nos debemos dejar inducir por este engaño tecnológico. En realidad una solución de valor agregado puede perfectamente construirse a partir de los mismos recursos de los que ya disponemos habitualmente en toda organización. La clave está en la forma en que asimilamos la innovación como un proceso que nos ayuda a hacer cosas conocidas de maneras absolutamente nuevas por saltar las limitaciones que usualmente teníamos en nuestros intercambios. La capacidad profesional para meditar una innovación y enfocarla verdaderamente desde un punto de vista estratégico, es la que determinará la utilidad de las soluciones que se utilizarán y la verdadera contribución que se provocará.
Etapas de Maduración
En este proceso evolutivo que elige una organización, existen etapas de asimilación que configuran la forma en la que se aprende a manejar los nuevos recursos de los cuales disponemos para hacerlos parte del engranaje productivo. El aprendizaje constituye el proceso esencial en el que una organización se sumerge cuando decide poner en marcha una innovación operativa. La utilización de las tecnologías de la información para almacenar la información relevante y para acelerar la comunicación entre sus distintos protagonistas en cada proceso productivo, se convierte en la principal forma de acumular experiencia y convertirla en conocimiento para toda futura oportunidad en la que se tomen decisiones.
Esta natural evolución derivará en decisiones que, aún en la pequeña o mediana organización, progresivamente provocarán que se utilice el sistema informativo como eje de las estrategias futuras.
Si este análisis lo aplicamos al progresivo dominio de la tecnología, nos encontraremos con una evolución que se inicia en la simple utilización de tecnología web para dar a conocer parte de la información institucional a terceros. A medida que recorremos esta escalera evolutiva será la experiencia misma la que provocará que se vaya pensando progresivamente en utilizar en forma más profunda y efectiva la tecnología como apoyo a los procesos operativos.
Si nos posicionamos en un primer momento de toma de conocimiento de la tecnología, es natural que el aprendizaje derive en la pregunta sobre como utilizar ese instrumento para apoyar el intercambio con clientes y/o proveedores. La derivación de este proceso de asimilación, en combinación con una dirección que profundice al máximo la contribución de las distintas herramientas que se utilizan, convierte progresivamente a las tecnologías de la información en una fuente de valor agregado, como lo eran hasta el momento los conceptos tradicionales de ingresos (como la facturación).
De hecho, la misma información que circula en la organización y empieza a constituir sus bases de datos, constituye una fuente de conocimiento que profundiza la experiencia de administrar el negocio y por ello también significa una evolución en el concepto de valor que arrojan como resultados las tecnologías de la información.
Evolución en la cultura organizacional
En la medida que el proceso de maduración avanza hacia las etapas más interactivas, por definición se necesitará una profundidad mucho mayor sobre los objetivos perseguidos a través de de la innovación. Ya no bastará decir esta información queda disponible para ser publicada en la web, sino que empieza a tomar valor el concepto de proceso relacionado a la apertura web, con datos dinámicos que pueden ser expuestos o intercambiados en tiempo real respecto a los resultados internos de la organización.
Para poder definir el diseño y contenidos de los canales de comunicación web con el cliente, primero deberá existir una definición sobre cuál es la parte de información y sus propiedades mínimas para ser susceptible de publicarse o intercambiarse. Empezamos a pensar en la información con un sentido de proceso que también reconoce el valor del cambio de las propiedades en su circulación.
Se verifica un aumento de valor de cada Kb intercambiado, desde el momento mismo en que progresivamente se determina la información a publicar, hasta cuando esos flujos de información forman parte de flujos dinámicos que continuamente se actualizan y, especialmente, cuando se deciden poner en marcha procesos que hacen su valor clave en el procesamiento externo de la información.
Nuevas realidades con principios básicos omnipresentes
Desde la misma iniciativa de publicar en la red hasta el momento en que esa información empieza a recibir el procesamiento en entornos externos a nuestras instalaciones, siempre estamos haciendo una valoración cualitativa sobre cuál es el carácter que le da a la organización, un aumento de valor gracias a la disponibilidad y uso de esos flujos ordenados de información.
Toda definición de proceso involucra una definición estratégica y lo mismo ocurre cuando la decisión abarca a la posibilidad de realizar el procesamiento a través de recursos tecnológicos externos. Podría ser un argumento que parece lejano o de futurología, pero la realidad es que ya existen múltiples procesos empresarios que se apoyan en el procesamiento externo que, por sus propias características, conviene que se gestione desde la contratación de proveedores externos especializados. Por ejemplo, la difusión de información disponible 24 hs, en un sitio web se constituye en el ejemplo básico que complementa desde el exterior a los procesos internos. Si pasamos a procesos de logística con ingreso de datos en forma remota, al resguardo de información en lugares alejados o a la tercerización de los procesos de suscripción y venta, nos avecinamos sorprendentemente a la existencia de procesos clave que reciben la guía y administración de organizaciones especializadas en esa tarea.
Así como servidores disponibles las 24 hs., medidas de seguridad redundantes y capacidades que toleren altos volúmenes de demanda y, a la vez la disponibilidad de una conexión continua; no serían la característica normal de una empresa tradicional de servicios; las organizaciones progresivamente reconocen los procesos a tercerizar y la base para hacer de ellos una fuente de beneficios, que hasta hace poco tiempo no formaba parte del concepto tradicional de ganancia.
Estamos hablando de nuevas lógicas para procesos que reciben el impacto de información que circula en simultáneo en todas las áreas de negocio. Sin restricciones de distancia o disponibilidad, pero también reconociendo que la clave para la productividad de este tipo de procesos, es identificar claramente el nivel de contribución que se debe alcanzar con los procesos de innovación.
Nada más tradicional que aplicar correctamente el principio de beneficio, a un flujo de información que hoy en día representa la fuente más evolucionada de innovación y, también, la necesidad más fuerte de reconocer que este es el momento en el que más importancia adquieren las leyes fundamentales de la rentabilidad, para asegurar la continuidad de nuestras actividades en el tiempo.
